Inventarverwaltung

Weg von Karteikarten oder Excel-Listen

Die Verwaltung des vorhandenen Inventar ist unabhängig von der Größe einer Organisation eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Zu wissen, welche Hilfsmittel und Gegenstände wann beschafft, wo gelagert und wann zu prüfen sind, ist mit Karteikarten oder Excel Listen nicht zuverlässig zu realisieren.

ALARMiator bietet hier das Modul „Inventar“ zur Unterstützung.

Flexible Lagerorte

Egal ob in einer kleinen oder großen Organisation, meistens wissen nur die Gerätewarte wo genau sich gewisse Gegenstände befinden. Um hier Ordnung und Überblick für alle Einsatzkräfte oder auch eine Gemeinde als Träger zu erhalten, können in ALARMiator Lagerorte flexibel organisiert werden. Lagerorte können dabei frei benannt, mit Standorten (Adresse, etc.) versehen werden und ineinander verschachtelt werden.

Durch diese Verschachtelung ist es also einfach möglich, eine Hierarchie der Lagerorte herzustellen

GERÄTEHAUS -> STELLPLATZ 1 -> HLF-20/16 -> GERÄTERAUM 1 -> FACH 2

Eine Übersicht des gesamten Inventars zu einem Lagerort ist auf allen Ebenen möglich. Durch die Eindeutige Zuordnung von Inventargegenständen zu einem Lagerort oder einem Mitglied ist klar wo sich was aktuell befindet.

Inventargruppen

Inventargegenstände werden in Inventargruppen organisiert. ALARMiator kommt mit einem Grundset an Inventargruppen, weitere können nach Bedarf in wenigen Klicks angelegt werden. An einer Inventargruppe wird eine verantwortliche Rolle definiert. Mitglieder, die diese Rolle zugewiesen haben in den Stammdaten, werden automatisch über anstehende Wartungen zu Inventargegenständen in dieser Inventargruppe per eMail informiert. Inventargruppen können ebenso verschachtelt werden.

Durch diese Verschachteltung ist es also einfach möglich, eine Hierarchie herzustellen:

Persönliche Schutzausrüstung -> Kleidung -> Atemschutzhosen

Eine Übersicht des vorhandenen Inventars zu einer Inventargruppe ist auf allen Ebenen möglich.

Inventareigenschaften

Ein Grundset an Informationen wird zu jedem Inventargegenstand abgefragt. So ist z.B. das Beschaffungsdatum, ein Bezeichner, der Lagerort etc. eine grundlegende Information, die jeder Inventargegenstand trägt. Hier gibt es Pflichtangaben und optionale Angaben.

Neben den vorhandenen Grundinformationen kannst Du eigene Felder zu Inventargruppen konfigurieren. Ein Inventargegenstand in der Inventargruppe „Einsatzfahrzeuge“ trägt also andere Informationen als es ein Inventargegenstand der Inventargruppe „Funkmelder“ trägt.

Auch bei eigen definierten Inventarfeldern kannst Du den Feldtyp (Text, feste Auswahl, Zahl, etc.) festlegen, sowie ob es sich um eine Pflichtangabe handelt oder optional angegeben werden kann.

Überwachung

ALARMiator bietet die automatische Überwachung von Wartungsterminen. So werden anstehende Wartungen (gepflegt über ein Wartungsdatum an einem Inventargegenstand) per EMail einmal pro Tag an die verantwortlichen Mitglieder berichtet.

Inventargegenstände tragen zudem einen Zustand als Information. Dieser Zustand signalisiert, ob ein Inventargegenstand in Nutzung, in Wartung, in externer Wartung (z.B. Werkstatt), defekt oder ausgemustert ist.

Lieferantenverwaltung

Innerhalb des Inventarmodules kannst Du Deine Lieferanten samt deren Stammdaten pflegen. So liegen alle nötigen Informationen wie etwa Kontaktdaten, Servive-Rufnummern, Kundennummern, Support-Adressen usw. zentral immer aktuell vor. Inventargegenstände können bei der Anlage / Pflege auch mit einem Lieferanten verknüpft werden. Im Servicefall stehen so alle nötigen Informationen zur Verfügung.